Caso Práctico 3: Naval Suppliers 

¡Bienvenidos a Naval Suppliers! Operamos desde Los Cabos, Baja California, y nuestra misión es transformar interiores y exteriores de botes y yates, además de suministrar refacciones a toda la península.

Este caso describe cómo estructuramos la venta de un servicio complejo, desde la primera llamada hasta el mantenimiento de las herramientas, integrando la gestión de nuestros equipos, inventario y logística.

Nuestra prioridad es que el nuevo sistema nos ayude a eliminar la doble-programación de citas, asegurar la aprobación gerencial de precios y garantizar que siempre tengamos evidencia fotográfica de cada entrega.

Narrativa Continua para la Configuración

Nuestro ciclo operativo arranca con el área de ventas. Después de esa primera conversación para entender el estilo y las expectativas del cliente para el diseño de su embarcación, el foco pasa a la organización de la agenda.

Debemos ser capaces de ver la disponibilidad en tiempo real de nuestros diseñadores para evitar doble-citas y asegurar que el que se asigne esté disponible en el lugar y horario solicitado para la primera visita gratuita. Es imperativo que el sistema nos alerte si un diseñador ya tiene otro compromiso en esa franja horaria.

Durante esa primera visita, el diseñador utiliza nuestro catálogo de productos disponibles para que el cliente elija. Una vez que el cliente define los productos y cambios, generamos la propuesta. En ese momento, es vital que los productos seleccionados se separen y se reserven de nuestro inventario, preparándolos para ser trasladados al sitio de la obra.

Antes de que la propuesta se convierta en una orden de trabajo final, necesitamos un paso de aprobación. Solo nuestro gerente o supervisor tiene la autoridad para validar el precio final negociado y, solo después de esa aprobación, se puede confirmar el pedido e iniciar la facturación.

Una vez realizada la entrega y la instalación, tenemos un problema crítico que resolver: la falta de evidencia de lo entregado. El sistema debe exigir y registrar una prueba irrefutable de la recepción de los productos en el sitio. Adicionalmente, el diseñador debe completar un informe detallado posterior a la visita, donde se adjunten fotografías del trabajo finalizado, lo cual servirá como control interno y registro de servicio.

Gestión del Personal y Mantenimiento

En nuestra empresa, los empleados se distinguen por su nivel: Senior y Junior. Es necesario que sus expedientes muestren claramente esta distinción. La segunda visita de servicio, que es cuando se realizan los cambios finales solicitados, es una tarea que solo puede ser asignada a nuestros empleados Senior. Necesitamos una forma rápida de ver, desde el expediente de cualquier empleado, un resumen de todas las tareas y proyectos a los que está asignado.

Al terminar cualquier tarea de diseño, es obligatorio enviar las herramientas utilizadas a mantenimiento y limpieza. Es fundamental que la orden de mantenimiento de las herramientas quede ligada a la tarea de servicio externa que se acaba de completar. Así, el encargado de mantenimiento sabrá quién fue el responsable de usar esas herramientas, y el diseñador podrá confirmar que el proceso de limpieza fue iniciado.

Para simplificar el trabajo diario, necesitamos una manera de acceder a la lista de productos directamente desde nuestra pantalla principal de trabajo. Además, dado que nos gusta la herramienta visual de planificación que permite ver las tareas de un proyecto, nos gustaría que esta misma vista de planificación visual se extienda para cubrir todos nuestros proyectos de diseño en un solo lugar.

Como detalle de Recursos Humanos para el evento mensual de mascotas, requerimos poder registrar en el expediente del empleado si tiene mascotas y, en caso afirmativo, especificar la especie (perro, gato u otra).